OKIDS Abrechnung

Das Modul „Abrechnung“ liefert Ihnen jederzeit den kompletten Überblick über alle finanziellen Fragen zu Ihrem Kindergarten.

Natürlich kümmern Sie sich am liebsten um Ihre Kinder und Sie wollen, dass es auch Ihren Mitarbeitern gut geht! Doch es hilft alles nichts – am Ende des Monats muss die Kasse stimmen. Mit unserem Modul „Abrechnung“ halten wir Ihnen in diesem Punkt den Rücken frei!

Modul ABRECHNUNG

Mit dem Modul „Abrechnung“ verwalten Sie Daten und Informationen zu den hier gelisteten Themen.

An Ihnen ist kein Buchhalter verloren gegangen? Die monatliche Abrechnung verursacht Ihnen beim bloßen Gedanken daran Zahnschmerzen?
Wieder haben wir eine gute Nachricht: OKIDS wird Ihnen den Löwenanteil dieser Arbeit abnehmen!

Vertragsdaten, Förderungsvereinbarungen und Beitragssätze – diese drei Datenquellen bilden die Grundlage für die monatliche Beitragsabrechnung. Auch eventuelle Nachdotationen der Depotkonten, die Sie für einige Kinder führen werden, scheinen in der Abrechnung auf.

Vorausgesetzt, Sie haben die nötigen Informationen laufend und vollständig eingepflegt, brauchen Sie sich um die Logik dahinter nicht mehr zu kümmern: Ein Klick und OKIDS wirft Ihnen monatlich eine Liste mit den einzelnen Beiträgen je Kind aus. Für jedes Kind sind mit einem weiteren Klick die Details sichtbar, aus welchen Teilbeträgen (Betreuung, Essen, Unfallversicherung, …) sich der Monatsbeitrag zusammensetzt.

Ihnen bleibt jetzt eigentlich nur, das automatisch generierte Ergebnis zu kontrollieren und – so Ihnen nichts Störendes auffällt – auf „verbuchen“ zu klicken. Auf dem Beitragskonto des Kindes sehen Sie sofort den neuen Kontostand.

Keine Sorge: Sollten Sie nachträglich noch eine Unregelmäßigkeit bemerken – zum Beispiel eine Vertragsänderung, die nicht erfasst wurde oder ein Mittagessen, das nicht eingetragen wurde – auch bereits verbuchte Abrechnungen lassen sich stornieren und neu berechnen. Verlassen Sie sich aber getrost auf OKIDS: Alle Änderungen werden bei der nächsten Monatsabrechnung automatisch berücksichtigt.

Einzugsaufträge, Rückbuchungen, Zahlscheine und Zahlungsbestätigungen .... OKIDS nimmt Ihnen diese lästigen Dinge alle ab. Mit einem Knopfdruck ist der SEPA-Lastschriftauftrag erstellt. Sie müssen ihn nur mehr in Ihr Telebanking-System importieren, unterschreiben und das Geld ist auf Ihrem Konto!

Anwenderfreundlich – so wollen wir das für Sie.

Hat Matteo schon bezahlt? Wie hoch ist der Kontostand von Julia?

Damit OKIDS die Konten Ihrer Kinder aktuell halten kann, geben Sie die Beitragseingänge laut Bankkontoauszug ein. Die Zahlung ordnen Sie dem jeweiligen Kind direkt zu. Den passenden Datensatz finden Sie wahlweise über den Namen oder die Zahlungsreferenznummer.
Sobald Sie alle Zahlungen erfasst und kontrolliert haben, können Sie die Zahlung verbuchen – auf dem Beitragskonto des Kindes sehen Sie sofort den aktuellen Kontostand.

Sollte bei der Eingabe ein Fehler passiert sein, lassen sich auch bereits gebuchte Zahlungen stornieren und neu eingeben.

Wo sind Beiträge offen ?
Hat jemand ein Guthaben ?

Jeder Buchhalter sieht gern auf einen Blick, wie es um die Zahlungsmoral steht! Nutzen Sie die praktische Saldenübersicht und lassen Sie OKIDS in einer übersichtlichen Liste anzeigen, wie es auf den Beitragskonten der Kinder aussieht. Natürlich können Sie hier nach dem Status (aktiv oder ausgetreten) oder der Beitragsart (Elternbeitrag oder Förderung) filtern.

Menschlich unangenehm, wirtschaftlich unentbehrlich – wie konsequent erinnern Sie Ihre Kunden an ihre Zahlungsverpflichtungen? OKIDS nimmt Ihnen das lästige Mahnen ab und bleibt von murrenden Kunden unbeeindruckt.

Die Parameter legen Sie in den allgemeinen Daten des Kindergartens fest – Mahnstufen, Mahnspesen und Mahnbriefe. Starten Sie einen Mahnlauf zum gewünschten Stichtag und OKIDS errechnet die zu diesem Termin offenen Beiträge.
Aus der hinterlegten Mahnungshistorie ergeben sich die Mahnstufe und etwaige Mahnspesen. In einer übersichtlichen Liste sehen Sie, bei welchen Kindern welche Beträge offen sind. Bei Bedarf können Sie hier noch korrigierend eingreifen, beispielsweise, weil Sie Beträge unter 1 Euro nicht mahnen wollen oder hier oder da die Mahnspesen erlassen haben.

Mit einem Klick versenden Sie anschließend die Mahnbriefe. Sie können übrigens verschiedene Mahnbriefe an vordefinierte Empfängerkreise senden – zum Beispiel an aktive und an ausgetretene Kinder.

OKIDS protokolliert die durchgeführten Mahnungen in der Mahnungshistorie. Sie haben diese Informationen dann direkt beim Kind jederzeit im Blick.

Der Verkauf von Merchandisingartikeln Ihres Kindergartens, das Geburtstagsgeschenk für die Kollegin, eine notwendige Taxifahrt – eine Handkassa ist praktisch für das Handling kleiner Beträge. Nicht ganz so praktisch: das alte, dicke Kassabuch...

Das OKIDS-Kassabuch ist ein elektronisches Kassabuch, mit dem Sie einfach, übersichtlich und sauber alle Einzahlungen und Auszahlungen dokumentieren, die über Ihre Handkassa erfolgen. Auch nicht-kindbezogene Buchungen lassen sich so abbilden.

Erfasst werden einzelne Buchungszeilen mit Kassabuchnummer, Datum, Verwendungszweck und Betrag. Das Kassabuch wird monatlich abgeschlossen und der Saldo in das nächste Monat übertragen. Selbstverständlich können Sie diese Buchungen auch exportieren.

Mit Ihrem Kassabuch sehen Sie auch bei mehreren Standorten immer den aktuellen Stand aller Einnahmen und Ausgaben - direkt von der Zentrale aus!

Ich arbeite sehr gerne mit OKIDS und kann es nur weiterempfehlen. Was mir persönlich am besten gefällt ist die gute Übersicht.

Dana Vavrik

Cottage Kindergarten, 1180 Wien

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