OKIDS Mitarbeiter

Das Modul „Mitarbeiter“ unterstützt Sie dabei, die Daten Ihrer Mitarbeiter zu verwalten und ist eine wertvolle Hilfe für Ihre Führungsaufgaben.

Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden wird zunehmend schwierig – auch für Kindergärten. Damit Sie und Ihre Führungskräfte sich um die wichtigen Aufgaben im Zusammenhang mit ihrem Team kümmern können, haben wir das Mitarbeiter-Modul von OKIDS entwickelt.

Modul MITARBEITER

Mit dem Modul „Mitarbeiter“ verwalten Sie Daten und Informationen zu den hier gelisteten Themen.

Wie die neue Kollegin heißt, wissen Sie ja noch – aber war da nicht etwas mit einer Unverträglichkeit? Und hatte Jakob nicht erst vor zwei Wochen einen Doppeldienst? Wollte Lydia  im Juli auf Urlaub, oder erst im August?

Mit OKIDS haben Sie zu jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin alle Informationen zur Person auf einen Blick:
Name, Geburtsdatum, Adresse, Eintritt, Funktion und Stundenverpflichtung – so lässt es sich arbeiten...

Aber es gibt natürlich noch mehr, was Sie zu einer Person wissen und nicht täglich nachfragen möchten: Mit wem arbeitet Conny am liebsten zusammen?
Was hat Felix für Zusatzausbildungen?
Gab es da nicht ein E-mail von Andrea zu ihrem letzten Arbeitsplatz?

Für jedes Thema eine eigene Lasche – OKIDS hat diesen Bereich so gestaltet, dass Sie in Ruhe blättern können – die Stammdaten haben Sie währenddessen immer im Blick; einer von vielen Tipps aus der Praxis, die wir für Sie umgesetzt haben.

Tritt eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter aus, werden mit einem Klick alle angelegten Verbindungen zu Gruppen und Dienstplänen beendet und die Person als „ausgetreten“ gekennzeichnet. Nach diesem Status können Sie selbstverständlich auch filtern.

Kommunikation ist alles und das Wohlbefinden jedes Menschen hängt stark von seinem sozialen Umfeld ab. Bezugspersonen sind ein wesentlicher Faktor, daher können Sie in OKIDS zu jedem Kollegen, jeder Kollegin beliebig viele Bezugspersonen anlegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit!

Besonders wichtig wird diese Information sein, wenn die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter Kinder bei Ihnen im Kindergarten hat – OKIDS erkennt automatisch, dass es bereits einen entsprechenden Datensatz im System gibt.  Auch wenn das Kind in einem anderen OKIDS-Mandanten Ihrer Installation erfasst ist, wird es erkannt.

Nutzen Sie die frei definierbaren Zusatzfelder, um alle Informationen zu hinterlegen, die Ihrer Meinung nach für Ihren Mitarbeiter, Ihre Mitarbeiterin in der Interaktion mit der Bezugsperson von Bedeutung sein könnten.

Sie haben mit der Kollegin am Gang ein nettes Gespräch geführt, der neue Mitarbeiter hat Ihnen ein E-mail geschickt – Sie wollen beides in Evidenz behalten?

OKIDS ist der perfekte Ort, um solche Informationen sicher zu speichern: Schreiben Sie eine Notiz, ordnen Sie diese einer Kategorie zu und legen Sie sie direkt beim entsprechenden Mitarbeiter ab. Mit externen E-mails und Briefen verfahren Sie genauso. Mails, die Sie mit OKIDS erstellt und versendet haben, speichert das System automatisch in Kopie ab.

Svetlana spricht neben Deutsch noch Kroatisch und Russisch, Erik verfügt über Finnisch- und Spanischkenntnisse. Notieren Sie sich die sprachlichen Zusatzqualifikationen Ihrer Mitarbeiter und greifen Sie gegebenenfalls darauf zurück: Verschiedene Sprachen zu entdecken macht Kindern wie Betreuern Spaß!

Laktoseunverträglichkeit, Glutenintoleranz, Erdnussallergie... Im Zweifelsfall schnell nachsehen – im Notfall noch schneller reagieren: Mit OKIDS haben Sie diese Informationen mit wenigen Klicks zur Hand – Sie finden sie direkt bei den Mitarbeiterstammdaten.

Eine Ihrer Pädagoginnen nimmt regelmäßig blutdrucksenkende Medikamente, einer der Assistenten hat Schrauben im Oberarm? Kein Problem: Eine Notiz dazu im OKIDS und Sie können gegebenenfalls richtig reagieren!

Selbstverständlich bietet OKIDS die Möglichkeit, den Zugang zu diesen Informationen auf einen definierten Personenkreis zu beschränken.

Hat Anneliese bereits einmal einen Resilienz-Kurs besucht?
Wo hat Karin schon überall gearbeitet?
Wer muss im kommenden Jahr seine Erste-Hilfe-Ausbildung auffrischen ?

Die Gemeinde benötigt einen Nachweis der Ausbildungen im laufenden Kindergartenjahr ?

Mit OKIDS sparen Sie sich das lästige Blättern im Personalakt. Eine einfache Suchanfrage und schon ist Ihre Frage beantwortet!

Das einzige, was Sie tun müssen:  die entsprechenden Listen aktuell halten...
Wir versprechen, Ihre Mühe lohnt sich!

Wie schaut Simons Dienstplan aus? Hat Judith am Dienstag genug Vorbereitungszeit? Carina braucht für das nächste Elterngespräch eine volle halbe Stunde – wer kann in dieser Zeit in der Gruppe für sie einspringen?

Mit OKIDS macht sogar die heikle Aufgabe, Dienstpläne zu erstellen, Freude: Sie können jedem Mitarbeiter einen persönlichen Dienstplan an die Hand geben, in dem neben den Gruppenzeiten noch individuelle Vorbereitungszeiten, Elterngespräche und Ähnliches vermerkt sind. Das erleichtert allen Beteiligten die Planung, schafft Transparenz und nicht zuletzt bildet dieser persönliche Dienstplan die Grundlage zur Zeitabrechnung.

Am Ende des Tages sollten Sie weniger Stress und zufriedenere Mitarbeiter haben – und darum geht's uns allen doch, oder?

Alle sind glücklich, bis es ans Abrechnen geht? Mit OKIDS sind alle Diskussionen Geschichte.

Zwei getrennte Bereiche schaffen Übersichtlichkeit: Es gibt die eigentliche Zeiterfassung und eine gesonderte Darstellung der Monatssalden und Urlaubstage (die übrigens automatisch am Fälligkeitstag neu brechnet werden).  

OKIDS ermittelt die zu verrechnenden Arbeitstunden aus den offiziellen Daten – Feiertage, Ferien, Schließtage, Teamsitzungen – und den Zeiten aus dem persönlichen Dienstplan. Diese Soll-Stunden werden laufend mit den tatsächlichen Anwesenheiten abgeglichen. Am Monatsende wird die Zeiterfassung mit einem Monatssaldo abgeschlossen und kann übersichtlich auf einer Seite dargestellt. So haben Ihre Mitarbeiter eine übersichtliche Monatsabrechnung zur Hand.

OKIDS fasst die Monatssalden in einer eigenen Liste zusammen. In dieser Liste scheinen auch die bereits konsumierten und noch geplanten Urlaubstage zu jedem Teammitglied auf.  So behalten Sie den perfekten Überblick und sind für jedes Mitarbeitergespräch gerüstet.

Sie haben mehrere Standorte und dementsprechend viele Mitarbeiter? Die händische Zeiterfassung wird immer aufwändiger und unübersichtlicher?

Genau für Sie haben wir das Zusatzmodul OKIDS-Zeit entwickelt: Über ein spezielles Zusatzprogramm zur Zeiterfassung können sich die einzelnen Mitarbeiter anmelden, abmelden, Sonderzeiten und Urlaube eintragen beziehungsweise beantragen und ihre eigenen Stundenaufzeichnung und Daten einsehen. Direkt am Standort.

Sie haben in der Zentrale stets tagesaktuelle Informationen und behalten den Überblick.

OKIDS-Zeit errechnet beim Monatsabschluss automatisch die notwendigen Zuschläge für Mehrleistungsstunden bei Teilzeitmitarbeitern und selbstverständlich gibt es auch hier die praktische Monatsübersicht. Die neuen Urlaubstage werden ebenfalls automatisch errechnet und im Plan berücksichtigt. Höchstmöglicher Komfort bei geringstmöglichem Aufwand!

Es kommt nicht alle Tage vor, daher ist es umso wichtiger, dass es einfach ist: Sie begrüßen ein neues Teammitglied und möchten die neue Kollegin, den neuen Kollegen im System erfassen.

Keine Sorge, OKIDS hilft Ihnen und leitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess – Sie können nichts falsch machen und Sie werden bestimmt nichts vergessen!

Ausserdem verknüpft OKIDS die neuen Daten automatisch mit bereits bestehenden Daten – Sie müssen also alle Informationen nur einmal eingeben.
Hat die neue Kollegin zum Beispiel ein Kind bei Ihnen im Kindergarten, werden viele Daten, wie Wohnadresse, Telefonnummern und Ähnliches bereits vorhanden sein – Sie müssen dann nur noch vergleichen und bestätigen oder gegebenenfalls ergänzen.

Eine Kollegin, ein Kollege verlässt Sie – emotional vielleicht schwierig, systemtechnisch ganz einfach!

Um ein Dienstverhältnis beenden zu können, muss die Gruppenzuordnung beendet werden und der Mitarbeiter darf in keinem Dienstplan mehr aufscheinen.

Ähnlich wie bei der Neuanlage passt OKIDS auch hier gut auf Sie auf: Wenn Sie das Austrittsdatum eingegeben haben und damit den Austrittsprozess starten, werden mit einem Klick alle zu diesem Datum angelegten Verbindungen zu Gruppen und Dienstplänen beendet und der Status wird auf „ausgetreten“ gesetzt. Selbstverständlich kann das Datum auch in der Zukunft sein, dann setzt OKIDS den Status zu diesem späteren Zeitpunkt automatisch um.

Ist der Mitarbeiterstatus auf „ausgetreten“ gesetzt, bleiben die Daten trotzdem vorhanden. Es kann ja gut sein, dass Sie einmal Informationen benötigen, die im Zusammenhang mit dieser Kollegin, diesem Kollegen stehen. Oder vielleicht kommt sie oder er ja irgendwann wieder – dann ändern Sie den Status auf „aktiv“ und alle freuen sich!

Wir hatten es schon beim Punkt „Kinder“: Oft wird auf schriftliche Kommunikation verzichtet, weil das Drumherum als mühsam empfunden wird!

Natürlich muss das heute nicht mehr so sein und mit OKIDS geht es tatsächlich ganz schnell und einfach. Ob Sie einen eleganten Brief verschicken möchten, oder ein rasches E-mail – auf dem OKIDS-Server stehen Ihnen sowohl Microsoft Word als auch Microsoft Outlook zur Verfügung. Sie haben die Wahl und keine Ausrede mehr.

Haben Sie Ihr Schreiben verfasst, importieren Sie das word.doc in Ihr OKIDS. Tipp: Ein logischer Dateiname hilft dabei, wenn Sie es wiederfinden und vielleicht weiterverwenden möchten.

OKIDS ist eine Datenbank – nutzen Sie das aus und ganz gleich ob Brief oder E-mail: Personalisieren Sie Ihre Schreiben! Wie das funktioniert, lernen Sie im Handumdrehen und „Liebe Carina!“ oder „Lieber Peter!“ wirkt doch gleich anders, als das stereotype „Werte Kolleginnen und Kollegen, liebes Team!“ – Oder?

Entspricht das Brieflein Ihren Vorstellungen, drucken Sie es entweder aus und machen es fertig für den Postversand oder Sie versenden Sie es mit einem Klick an die ausgewählten Adressaten. OKIDS legt in beiden Fällen automatisch eine Kopie Ihres Schreibens bei den Notizen ab.

Einfach, persönlich, elegant – so geht moderne Kommunikation.

Die einfach zu bedienende und sichere Online-Benutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet, liefert alle notwendigen Betreuungsdaten auf Knopfdruck und hilft uns viel Zeit zu sparen, die wiederum den Kindern zugute kommt.

MMag. Andrea Gröblacher-Sullbauer

BÜM gem. Betreuungs-GmbH, St. Veit an der Glan

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