OKIDS Kinder

Mit dem Modul „Kinder“ behalten Sie Ihre kleinen Kunden stets im Auge. Alle Daten auf dem Bildschirm. Übersichtlich und immer klickbereit.​

Das Wichtigste in einem „Kindergarten“ sind die Kinder. Ihnen und ihrer Entwicklung soll die gesamte Aufmerksamkeit gelten. Dennoch sind Dokumentation, Administration und Abrechnung notwendig. OKIDS macht Ihnen diese Arbeiten so einfach wie möglich.

Modul KINDER

Mit dem Modul „Kinder“ verwalten Sie Daten und Informationen zu den hier gelisteten Themen.

Auf dieser Seite sehen Sie die wichtigsten Daten jedes Kindes auf einen Blick.

Damit es übersichtlich bleibt, haben Sie Name, Geburtsdatum, Adresse und Besuchsstatus immer vor sich, auch wenn Sie auf einer der Laschen im unteren Bereich weitere Informationen zu diesem Kind ansehen.

Auf diesen Laschen finden Sie

  • die Daten der Eltern (Adresse, Beruf, Telefon, E-mail, ...)
  • Daten von weiteren Personen, die einen Bezug zum Kind haben inklusive der Berechtigung, ob sie das Kind abholen dürfen
  • Informationen über Krankheiten, Allergien und Unverträglichkeiten
  • die Historie der Besuchs- und Verpflegungsregelung
  • die Beiträge, Ermäßigungen und Förderungen
  • das Beitragskonto
  • Notizen, Briefe und E-mails

Optional

  • Informationen zu Mahnungen und Ratenvereinbarungen
  • Aktivitätsmonitor, z.B.: zur Dokumentation der Montessori Arbeiten
  • Tagesdokumentationen

Sie können die Liste nach unterschiedlichen Kriterien filtern. Sehen Sie also zum Beispiel auf einen Blick alle Kinder, die aktuell den Kindergarten besuchen, oder wählen Sie jene Kinder aus, die bereits eine Platzzusage für das kommende Jahr haben, ganz nach Bedarf!

Wir gehen nach wie vor davon aus, dass die Adresse der Eltern grundsätzlich ident ist mit jener des Kindes, also Änderungen an einer Adresse immer für Kind und Eltern gültig sind.

Allerdings gibt es in der Realität immer häufiger zwei Wohnadressen. Daher gibt Ihnen OKIDS die Möglichkeit, auch eine abweichende Adresse anzulegen.
Speichern Sie hier für jeden Elternteil auch beliebig viele Telefonnummern und E-mail-Adressen ab. Ein zusätzliches Feld hilft Ihnen, die Adressen korrekt nach Bedarf zuzuorden.

Zu jedem Kind können unbegrenzt viele Bezugspersonen angelegt werden.

Dabei werden Geschwisterkinder von OKIDS automatisch erkannt, wenn dieses Kind bereits in OKIDS angelegt worden ist. (Auch wenn das Kind in einem anderen OKIDS-Mandanten Ihrer Installation erfasst ist, wird es erkannt.)

Hinterlegen Sie hier neben der wichtigen Information, ob eine Person abholberechtigt ist, auch andere Informationen zu dieser Bezugsperson, die für Sie von Bedeutung sein können. Dafür stehen frei definierbare Zusatzfelder zur Verfügung.

Vermutlich ziehen Sie den Kindergartenbeitrag per Lastschrift vom Konto der Eltern ein – auch dafür sind Sie mit OKIDS bestens gerüstet: Tragen Sie einfach bei einer Bezugsperson IBAN, BIC und die Mandatsreferenz für den Bankeinzug ein – OKIDS ist fit für den europaweit einheitlichen Zahlungsverkehr SEPA.

Hat ein Kind Unverträglichkeiten? Besteht eine Allergie? In OKIDS hinterlegen Sie diese Informationen direkt bei den Stammdaten eines Kindes und haben sie im Zweifel schnell und ohne Herumsuchen bei der Hand.

Krankheiten oder Unfälle sind unter Umständen die Ursache für Entwicklungsverzögerungen, auf die Sie pädagogisch reagieren wollen. Mit OKIDS haben Sie diese Daten jederzeit im Blick. Selbstverständlich können Sie bei mehreren berechtigten Benutzern diesen Zugriff auch beschränken.

Wo ist der perfekte Platz, um alle Informationen zu einem Kind abzulegen?
Schreiben Sie eine Notiz, ordnen Sie diese einer Kategorie zu und legen Sie sie in Ihrem OKIDS direkt beim Kind ab.

Notieren Sie beispielsweise, ob ein Kind zusätzlich zu seiner Muttersprache noch über andere Sprachkenntnisse verfügt und in welchem Ausmaß.

Briefe und E-mails, die Sie mit OKIDS erstellen und versenden, werden automatisch in Kopie gespeichert.

Helena hat einen Ganztagsvertrag, Simon bleibt nur den halben Tag und für Jasmin haben ihre Eltern eine Blockvereinbarung getroffen – sie besucht den Kindergarten nur Montag bis Mittwoch.
Einige Kinder bekommen Mittagessen, andere zusätzlich noch eine Jause.

Natürlich bedeuten unterschiedlich umfangreiche Betreuungspakete auch unterschiedliche Tarife – entsprechend mühselig kann sich die Verwaltung gestalten. 

Mit OKIDS ist es ganz einfach: Sie legen die Eckdaten per Drop-down Liste fest, OKIDS fasst alle Regelungen für Besuchsvertrag und Verpflegung auf einer Lasche zusammen.

Jede Zeile stellt einen eigenen Vertrag dar und untereinander haben Sie für jedes Kind den Verlauf der Besuchs- und Verpflegungsregelung seit Kindergarteneintritt. Wir empfehlen, das unterschriebene Original des Vertrages einzuscannen und als pdf-Datei zu hinterlegen.
Möchten Sie einen Vertrag verlängern, reicht ein Klick auf den entsprechenden Button – schon läuft der bestehende Vertrag in gleicher Weise auf ein Jahr weiter.
Das einzige, was Sie noch benötigen, ist die Unterschrift.

Verändert sich ein Parameter, gleicht OKIDS automatisch den fälligen Betreuungsbeitrag gemäß der hinterlegten Tarifliste an.

Für die korrekte Beitragsberechnung sind neben den Vertragsdaten auch noch andere Parameter wichtig, wie beispielsweise Förderungen, Ermäßigungen oder Extrabeiträge.
Diese zusätzlichen Einflussgrößen sind in OKIDS auf einer weiteren Lasche zusammengefasst. 

Folgende Förderungen können Sie heute schon mit OKIDS abrechnen:

  • Wien: beitragsfreier Kindergarten, Hortförderung und Essensförderung
  • Kärnten: Kinderstipendium, diverse Jugendamtsförderungen
  • Tirol: Förderungen je nach Gemeinde verschieden
  • In ganz Österreich: Förderung für das letzte Kindergartenjahr

Darüberhinaus können Sie mit OKIDS auch Förderungen durch Arbeitgeber oder LionsClub, Rotarier, etc. schnell und einfach abrechnen.

Sind noch Beiträge offen?
Wofür wurde der Depotbeitrag verwendet?
Wann wurde welcher Beitrag bezahlt?

Wer kennt diese Fragen nicht? OKIDS hat alle Antworten:
Die Beiträge aus der monatlichen Beitragsvorschreibung finden Sie tagesaktuell im Konto jedes Kindes. Dort können Sie nach der Beitragsart filtern und natürlich auch den Zeitraum eingrenzen.

Mit einem Blick sehen Sie bei jedem Kind, ob alles bezahlt ist, oder ob Sie mit den Eltern sprechen müssen, weil noch Beiträge ausständig sind.

Es sind noch Beiträge offen und die Eltern haben gerade einen finanziellen Engpass. OKIDS bietet die Möglichkeite, Ratenzahlungen abzubilden – treffen Sie einfach eine Ratenvereinbarung und allen ist geholfen.

Legen Sie die Höhe der monatlichen Rate fest und OKIDS wandelt den ausstehenden Betrag in monatliche Raten um, die zu den üblichen Monatsbeiträgen hinzugerechnet werden. Abgerechnet und eingezogen werden die Ratenzahlungen automatisch gemeinsam mit den laufenden Beiträgen. Sie brauchen sich nicht extra darum zu kümmern.

Wir kennen das alle: Wir freuen uns über neue Kinder – aber die Dateneingabe ist jedes Mal eine Qual!

Auch hier unterstützt Sie OKIDS und bietet einen „Assistenten“ an, der Sie Schritt für Schritt durch den Neuanlageprozess führt: Daten des Kindes, Daten der Eltern, Gruppenzuordnung. Damit haben Sie schon ein gutes Stück geschafft. Sollten die Daten der Eltern vorhanden sein, weil bereits ein Bruder oder eine Schwester bei Ihnen im Kindergarten ist, dann übernimmt OKIDS diese Informationen selbstverständlich.

Wenn Sie auf Ihrer Website die Möglichkeit anbieten, sich online anzumelden, ist es ebenfalls möglich, diese Daten per Knopfdruck zu übertragen.

Strukturieren Sie Ihren Aufnahmeprozess und teilen Sie die Kinder verschiedenen Statusgruppen zu: Voranmeldung, Warteliste, Fixzusage oder gleich aktiv.
Sie werden staunen, wie schnell das Neuanlegen gehen kann!

Es ist der natürliche Lauf der Dinge: Jedes Kind verlässt irgendwann den Kindergarten.

Mit einem Klick geben Sie das Austrittsdatum ein und OKIDS erledigt selbstständig alles Weitere: Es beendet die Gruppeneinteilung, schickt die Abmeldung an die Gemeinde und erstellt automatisch eine Endabrechnung der Kaution.

Die Post-its, mit denen Sie üblicherweise geplante Austritte im Kalender vorgemerkt haben, können Sie nun getrost anderweitig einsetzen.

Es klingt seltsam, aber es ist tatsächlich so: Oft wird auf schriftliche Kommunikation verzichtet, weil  das Drumherum als mühsam empfunden wird!

Natürlich muss das heute nicht mehr so sein und mit OKIDS geht es tatsächlich ganz schnell und einfach. Ob Sie einen eleganten Brief verschicken möchten, oder ein rasches E-mail – auf dem OKIDS-Server stehen Ihnen sowohl Microsoft Word als auch Microsoft Outlook zur Verfügung. Sie haben die Wahl und keine Ausrede mehr.

Haben Sie Ihr Schreiben verfasst, importieren Sie das word.doc in Ihr OKIDS. Tipp: Ein logischer Dateiname hilft dabei, wenn Sie es wiederfinden und vielleicht weiterverwenden möchten.

OKIDS ist eine Datenbank – nutzen Sie das aus und ganz gleich ob Brief oder E-mail: Personalisieren Sie Ihre Schreiben! Wie das funktioniert, lernen Sie im Handumdrehen und „Liebe Familie Huber!“ oder „Liebe Sophie!“ wirkt doch gleich anders als das stereotype „Liebe Eltern!“ – Oder?

Entspricht das Brieflein Ihren Vorstellungen, drucken Sie es entweder aus und machen es fertig für den Postversand oder Sie versenden es mit einem Klick an die ausgewählten Adressaten. OKIDS legt in beiden Fällen automatisch eine Kopie Ihres Schreibens bei den Notizen ab.

Einfach, persönlich, elegant – so geht moderne Kommunikation.

Jeder Unternehmer,  jede Unternehmerin kann ein Lied davon singen: Mahnungen sind eine unangenehme Angelegenheit, aber ein funktionierendes Mahnwesen kann das wirtschafliche Überleben sichern.

Mit dem OKIDS-Zusatzmodul „Mahnungen“ definieren Sie im Vorfeld verschiedene Mahnstufen und entsprechende Mahnspesen und hinterlegen auf Wunsch unterschiedliche Mahnschreiben. Den Rest erledigt OKIDS für Sie.

Wann immer es Ihnen angebracht erscheint, starten Sie einen Mahnlauf. OKIDS listet alle offenen Beiträge auf und ordnet die Mahnstufe entsprechend der bisherigen Mahnungen zu.
Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle selbstverständlich eingreifen und beispielsweise die Mahnstufe oder die Mahnkosten ändern oder auch ein Kind von der Mahnung ausnehmen.

Entspricht alles Ihren Vorstellungen, versenden Sie mit einem Klick die Mahnschreiben. Direkt beim Kind sehen Sie die Historie der bereits erfolgten Mahnungen.

Oft ist es für die Pädagogin oder den Pädagogen wichtig, zu wissen und zu dokumentieren, wann und wie intensiv sich ein Kind mit den verschiedenen angebotenen Materialien beschäftigt.

In OKIDS gibt es dafür den Aktivitätsmonitor – auch einsetzbar als Montessori-Monitor zur Dokumentation der Arbeit mit Montessori-Material!

Im Aktivitätsmonitor sehen Sie links die erfassten Materialien. Sie können diese selbst für Ihren Kindergarten anlegen und zwar in der Rubrik „allgemeine Daten“. Rechts haben Sie Platz für die Dokumentation, wann sich das Kind mit diesem Material beschäftigt hat. Verfassen Sie zusätzlich zum Datum noch einen Kommentar und notieren Sie beispielsweise, ob das Kind einzelne Aktivitäten alleine oder mit anderen Kindern gemeinsam ausgeführt hat und wer das war.

Gerade bei Krippenkindern ist oft eine genaue Dokumentation der Aktivitäten eines Tages gewünscht, um den Entwicklungsfortschritt festhalten und mit den Eltern besprechen zu können.
In OKIDS gibt es dafür die Tagesdokumentation, in der Sie auf einer täglichen Zeitachse in 15-Minuten-Schritten die Aktivitäten des Kindes dokumentieren können.

In der Rubrik „allgemeine Daten“ definieren Sie die einzelnen Aktionen für Ihren Kindergarten. Ordnen Sie den Aktionen Farben zu, dann wird Ihre tagesaktuelle Dokumentation für jedes Kind besonders übersichtlich!

Jasmin klagt plötzlich über Kopfschmerzen – gibt es einen Zusammenhang mit ihrem kleinen Unfall am Spielplatz vor zwei Wochen?

Protokollieren Sie in der OKIDS-Krankengeschichte, wann ein Kind die Krankenstation aufgesucht hat und dokumentieren Sie im dazugehörenden Textfeld, was genau passiert ist. Sie haben auch die Möglichkeit, den Krankenbericht mit Fotos zu ergänzen. Ein hilfreiches Tool, sollten sich zu einem späteren Zeitpunkt Fragen zu einem Krankheitsfall ergeben.

Unser Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Mit OKIDS haben wir einen qualitätsvollen, verlässlichen Partner rund um alle Verwaltungsthemen gefunden.

Mag.a Brigitte Wulz

Geschäftsleitung Kindertagesstätte LKH-Zwerge, 9400 Wolfsberg

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